Аудит работы отдела продаж

Аудит продаж компании проводится с целью установления причин отсутствия роста или низкого уровня продаж. В таком состоянии предприятия его руководители ищут причины неудач. Одним из инструментов является аудит работы вашего отдела продаж.

Аудит отдела продаж — это экспертиза, позволяющая установить эффективность его работы и определить варианты ее улучшения.

Например, данная процедура поможет узнать, почему не происходит конверсия из звонков ваших сотрудников на телефоне – в клиентов, а аудит выручки от продаж позволит определить рентабельность производства.

Базовый аудит системы продаж подразумевает оценить работу сегментирования входящих звонков клиентов, определить квалификацию каждого профильного сотрудника, их системы мотиваций и многое другое. В данной процедуре является наиболее важным максимальная объективность оценки. Благодаря правильно проведенной проверке можно добиться увеличения объемов реализации и повысить эффективность работы персонала отдела сбыта.

Предпосылки проведения

график продажПроцесс аудита необходимо проводить в следующих ситуациях:

  • процесс роста сбыта в компании затормозился;
  • конкуренты начали вас обгонять и фигурируют на тех рынках, которые вам недоступны;
  • желание руководства сделать уровень сбыта более интенсивным;
  • из вашей компании уходят постоянные клиенты или объемы своих закупок сократили;
  • в отделе существует «текучка».

Непосредственно аудит системы продаж призван определить, на каком этапе чаще всего срываются сделки и по какой причине. Выполняют ли сотрудники, предписанные им инструкции и правила и насколько их действия отвечают требованиям руководства.

На этапе проверки можно выделить сильные и слабые стороны в действиях сотрудников (конкретно каждого). Так же определить тип клиентов, с которыми сотрудникам отдела сбыта сложнее всего работать, а так же установить причины. В этом случае объектами проверки становятся взаимоотношения потенциальных клиентов и менеджеров по продажам. Так же в контекст проверки попадают технологии, которые использует персонал в своей работе.

Проверка сложившейся системы позволяет:

  • выявить просчеты, ошибки и «белые пятна» в сложившейся системе сбыта;
  • оценить возможность корректировки и совершенства сложившейся системы продаж;
  • сделать процесс продаж вашей компании «прозрачным» и понятным как руководству, так и персоналу отдела;
  • определить возможные направления увеличения объемов сбыта вашей компании;
  • провести аудит расходов;
  • провести аудит выручки.

Аудит системы продаж должен в обязательном порядке просчитать рентабельность работы профильного отдела в денежном эквиваленте. Данные затраты – один из важнейших показателей деятельности предприятия. Аудит расходов на продажу просчитывают денежные затраты на изготовление и сбыт продукции, а так же приобретение и продажу товара, расходы, связанные с выполнением работ или услуг.

В разных сферах производства перечень расходов разнится и связан со спецификой предприятия. Данную процедуру в обязательном порядке необходимо сопровождать аудитом выручки. Таким образом, выявляется рентабельность сбыта.

Основные этапы

расчетыВ процессе аудита отдела продаж можно выделить следующие этапы:

  1. определение позиций аудита;
  2. сбор конкретной информации и ее анализ из документации;
  3. проведение собеседования с ключевыми сотрудниками;
  4. проведение собеседования с ключевыми клиентами;
  5. сбор информации и ее анализ о работе конкурентов;
  6. анализ общих собранных данных и составление отчета по аудиту отдела продаж.

Базовый аудит системы продаж складывается из следующих элементов: компания, сотрудники, клиенты и конкуренты. Каждый из них исследуется в соответствии с задачами, которые были определены для процедуры. У компании должно быть установлено ее местоположение на рынке на момент проведения анализа и потенциальные возможности для развития. У сотрудников должны быть установлены их основные функции, личные качества и профессиональный уровень.

Так же необходимо определить соответствие организационной структуры отдела сбыта поставленным перед ним задачам, каким образом он функционирует и насколько грамотно осуществляется мотивация персонала. Так же процедура проверки определяет наличие и объем клиентской базы, соответствует ли она требованиям, как сегментируется по группам и отвечает ли нормам современного маркетинга. И последний элемент – конкуренты. Необходим сбор информации о них и об уровне их развития в отношении маркетинга.

Польза для бизнеса

Статистические данные говорят о том, что 96% новых компаний закрываются в первые три года своего существования. А причиной тому является низкий уровень сбыта продукции. Не разобравшись с трудностями в этой сфере, владельцы просто закрывают свой бизнес. Что, зачастую – преждевременное решение. Возможно, сначала стоит разобраться в ваших клиентах.

В стабильно существующем бизнесе, как правило, есть постоянные клиенты, которые приносят в компанию до 70% прибыли. Какие же из них приносят наибольшую прибыль? Если это 1 или 2 клиента, то состояние вашей компании катастрофическое и бизнес под угрозой. Поскольку основной клиент неожиданно может потребовать снижения стоимости продукции. А бизнес на снижение стоимости делать нельзя – это противоречит его понятию. Такие моменты могут быть, но лишь, как исключение из общего порядка вещей и на небольшой промежуток времени.

Практика показывает, что лучшие клиенты должны приносить не более трети прибыли. Такое положение вещей говорит о рентабельности вашего предприятия.

И такие же построения происходят по каждому элементу, который подлежит процедуре аудита. Картина становится ясна, и владельцы предприятия смогут, так же пользуясь, уже известными и проверенными в деле инструментами, не закрывать свою компанию, а вывести ее на должный уровень. Руководство компании аудит системы продаж вполне правомерно совмещает с другими инструментами: оценкой сотрудников на профессионализм, мероприятием «Тайный покупатель» и другими, которые позволяют объективно и со всех сторон оценить фактическую ситуацию на предприятии и составить четкие рекомендации.

Автор: Наталья Шибанова