Проведение выставок – это весьма эффективное средство коммуникации и востребованный формат мероприятий, которое позволяет оценить усилия конкурентов, представить достижения и найти новые деловые партнерства.
Выставки – это своеобразный срез рынка отрасли, в которой трудится компания.
Они позволяют найти новые каналы сбыта и возможность реализации продукции. Но решение о принятии участия в выставках можно принимать только после рассмотрения маркетинговых вопросов.
Выставки в маркетинге – это своеобразный инструмент коммуникации и присущей ей возможностей. Он принципиально отличен от каталогов, рекламных писем, проспектов и газетных объявлений.
Наглядность мероприятия дополнено незамедлительным получением нужного объема информации. Организация выставок и ярмарок предусматривает непосредственное общение партнеров по отрасли, производителей и потребителей и установление новых долгосрочных деловых взаимоотношений.
Цели участия
Выставки, как инструмент маркетинга, имеют достаточно жесткие требования.
Это выбор мероприятия, в котором имеет смысл принимать участие; анализ целей, которые будут преследоваться; умение общаться с посетителями стенда; налаживать новые контакты и поддерживать их по окончанию.
Организация и проведение выставок может значить гораздо больше, чем представление товаров, их продажа или покупка. Участие в подобных мероприятиях должно быть заложено в стратегии маркетинга.
А цели участия могут быть различны:
- знакомство с новинками отрасли и новыми партнерами;
- заключение сделок в ходе проведения мероприятия и обмен мнениями с участниками рынка;
- исследование рынка и поиск тенденций к развитию;
- расширение сети представительств;
- изучение конкурентной среды;
- установка контактов с новой аудиторией потребителей и расширение клиентской картотеки;
- участие в конференциях и семинарах, на которых можно представить доклад о своей компании;
- повышение имиджа компании.
На таких мероприятиях посетители могут найти выгодные предложения:
- за короткое время составить полное представление о конкретном рынке;
- изучить и оценить конъюнктуру, сложившуюся на рынке;
- изучить цены, ценообразование и каналы доставки;
- познакомится с новыми продуктами, а так же с новыми способами использования существующих;
- посетить интересующие их семинары и конференции;
- расширить деловые контакты;
- сформировать заказы;
- оценить собственные возможности участия в подобных мероприятиях в будущем.
В рамках среднесрочного и долгосрочного планирования организация участия в выставках предполагает прогноз положения компании на рынке в будущем.
Кроме этого, возможна оптимизация соотношения доходов и расходов. Но решение принятия участия в мероприятии должно соответствовать 3-м критериям:
- сфера сбыта предприятия должна соответствовать масштабу выставки;
- сбыт продукции должен быть ориентирован на конкретную потребительскую аудиторию;
- продукция или сервис должны соответствовать масштабу мероприятия.
Стандартная и типовая продукция вряд ли привлечет внимание посетителей. Организация участия в выставках целесообразна в том случае, если вы предлагаете к вниманию посетителей новый технологичный продукт. Так же необходимо учитывать устроителей и состав участников и посетителей.
Составление плана проведения мероприятия
Начинать организацию участия в выставках необходимо с маркетингового исследования, включающего в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составления плана проведения.
Так же нужно провести аналитическое изучение деятельности компании в целом и продвигаемой продукции. Исследованию подлежат следующие позиции:
- изучение планов проведения выставок, как в Российской Федерации, так и за рубежом, по тематикам, интересным для определенной компании;
- анализ среды конкурентов и их поведения на рынке;
- оценка развития компании в целом (освоение новых рынков, выпуск новой продукции), именно это определит цели участия в выставке;
- определение формы участия (участие в семинарах и конференциях, работа на стенде, переговоры и прочее).
Критерии, по которым выбирается нужное мероприятие
Организация выставок продукции конкретного предприятия на конкретной выставке может быть рентабельно лишь с учетом следующих факторов:
- тематическая направленность выставки или ярмарки;
- анализ итогов прошедших выставок;
- анализ этапа развития выставки (даже самые блестящие мероприятия со временем могут исчерпать себя);
- анализ устроителей, участников и посетителей.
А непосредственно организация выставок должна начинаться за 10 месяцев до открытия.
Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, когда маркетологи отработали перспективную стратегию участия в выставках и подробно прорабатали участие в каждом конкретном мероприятии.
Торжественная церемония открытия
Начало мероприятия – это весьма ответственный момент, поэтому сценарий открытия выставки составляется заблаговременно. Обычно событие отмечается в торжественной обстановке.
Составляются пригласительные билеты и рассылаются адресатам согласно спискам. Пригласительные должны соответствовать уровню мероприятия.
Особенно ответственно нужно составлять билеты для официальных гостей: руководству города и министерств, членам правительства, руководителям и специалистам отрасли.
Сценарий открытия выставки должен учесть наличие цветов и музыки, поскольку они создают праздничную торжественную обстановку. Так же необходимо присутствие съемочных телевизионных групп и фотокорреспондентов, с тем чтобы событие получило самую широкую огласку.
Следует уделять должное внимание посещению выставки известными политическими и общественными деятелями, почетными участниками конкретной сферы народного хозяйства. Далее выставка начинает функционировать в рабочем режиме, согласно утвержденному регламенту.
Устроителям мероприятия необходимо четко продумать и организовать поток посетителей выставки и организацию взаимодействия с участниками. Маршрут передвижения людей так же должен быть продуман не только по длине, но и по направлению и типу (спираль, принудительный, круговой, добровольный и прочее).